某保险公司电子档案管理暂行规定（10页）.pdf

第一章 总则 
第一条为提高公司档案管理水平，充分发挥电子档案的各项功能，根据国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令〔2003〕第６号）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002）和《 人寿保险有限公司档案管理办法（20版）》（ 寿发〔20 〕 号）（以下简称“档案管理办法”），特制定本规定。 
第二条本规定所指的“电子档案”，是指运用计算机和网络技术对各类档案进行分类存储，与实体档案相互对应、相互关联的通用电子图像文件集合。具体包括公司的文书、声像、实物档案的电子化存储文件。财务档案、业务档案和人事档案的电子化存储文件不在本规定管理范围内。 
第三条本规定依托中国太平保险集团公司电子档案系统，公司各部门、各机构做为该电子档案系统的使用部门，负责电子档案的录入、归档、查询、使用权限变更等使用层面的操作。 涉及电子档案系统的内部具体的维护、升级、服务器管理、电子档案备份、系统日志管理等系统层面工作由共享服务中心负责，不在本规定的管理范围内。 
第四条电子档案是公司档案的重要组成部分，按照“实体档案为主、电子档案为辅”的要求，文书、实物的电子档案应与相对应的实体档案严格匹配，声像档案除在电子档案系统中保存外，应另行在相应的存储介质中备份。电子档案和实体档案共同组成公司完整的档案体系。 
第五条公司电子档案实行总、分公司二级平台管理，具体的管理工作遵循“统一管理”和“分级授权”的总体原则。“统一管理”，是指总公司负责对 人寿全系统电子档案工作进行统一规范；“分级授权”是指总公司授予各分公司对各自的电子档案进行管理的权限。 
第六条本规定适用范围为总公司各部门、各分公司。 
第二章 管理架构及岗位职责 
第七条总、分公司电子档案管理工作的具体责任部门是总、分公司办公室。 
第八条总公司办公室负责制定总公司年度性电子档案归档的工作计划、推进总公司年度性电子档案归档工作，负责对各分公司电子档案归档工作进行业务指导。建立抽查机制，对制度完善、管理严格的分支机构，将给予表扬和奖励；对因制度不健全、违反规定操作造成事故的，追究当事人和相关负责人的责任。