某保险公司OA系统管理办法（10页）.pdf

OA 系统是财产保险股份有限公司信息传递和发布的重要平台，系统管理工作直接关系到信息传达速度和公司办公效率。为推进无纸化办公，提高公司办公效率，强化执行力度，特制订本办法。 
第一章 ＯＡ系统管理要求 
一、责任部门 
ＯＡ系统管理责任部门为总分公司行政部门、总公司信息技术部。 
总分公司行政部门均需设置文秘岗（可兼职）专项负责系统签报流转、跟踪、催办、归档、文件发布等一系列系统运转、维护工作。 
总公司信息技术部设置系统管理岗（可兼职） ，负责 OA系统的开发、完善和协助维护；分公司信息技术岗负责协助文秘人员做好系统运转、维护工作。 
二、管理要求 
相关人员工作职责及时限要求如下： 
（一）总公司文秘岗 
１．总部系统运转、维护，包括： 
（１）签报管理 按照公司关于文件、材料、信息等的有关规定，对签报内容的必要性、签报语言的正确规范性进行初步审核，签报内容不完整或重复或者违反国家法律法规、公司规定，签报语言表述错误、逻辑不清的，返回申请人，不得继续流转；签报内容与语言符合要求的，在半日内按照工作授权流程转给相关部门和领导； 
（２）跟踪、催办  做到紧急签报随时跟踪、较急签报半日跟踪、一般签报一日跟踪，催促延误审批的部门和领导及时处理签报。 
（３）归档、调阅  签报流转完成后，应在半日内归档给申请部门/机构、办理部门/机构。并协助办理部门调阅相关内容。 
（4）错误签报处理  协助部门、总裁室领导处理需要退回或者作废的签报。 
（5）文件发布  根据文件保密需求和涉及范围，准确设置阅读权限，做好公司文件、监管机构文件发布工作。 
（6）名单维护  根据组织架构调整、领导变更、文秘岗变更，及时进行变更设置，保障签报系统的畅通。 
２．队伍管理：培训、指导、督促分公司文秘人员正确运转系统；指导、督促签报申请人正确使用签报语言。 
３．需求管理：发掘、收集、整理系统功能完善需求，敦促、协助信息技术部有关人员及