某经纪公司业务档案管理实务（4页）.doc

各分公司、总公司相关业务部门：
为了加强业务规范化、统一化管理，保证业务合规运行，根据总公司《XX档案管理办法》的相关要求，制定本实务。
第一条：业务档案分为业务管理文件、业务协议、客户服务档案和业务单证档案四类。
第二条：所有业务档案（客户服务档案和简易委托书、告知书可只使用纸张档案，培训与展业工具期刊可以只使用电子档案），均应采用电子档案和纸质档案同时保管，其中纸质档案档案应按本实务规定进行编号和分册管理。
第三条：进行编号分册管理的业务档案，应使用专用档案盒及档案柜并指定专人管理和保管，原则上业务档案管理和保管由业务管理岗位负责，也可由公司指定的档案管理员负责，管理人员按《XX档案管理办法》负相应责任。
第四条：业务管理文件包括：
1、总公司编号下发的业务管理文件；
2、总公司业务管理部编号下发的内部联系函；
3、总公司业务管理部编号下发的培训与展业工具期刊；
4、分公司按规定上报的业务报表和业务报告；
5、分公司自产业务管理文件和联系函。
以上文件应按原编号分类建册专盒管理，并按年清理。
第五条：客户服务档案包括：
1、客户及项目信息表；
2、客户委托书和告知书；
与客户之间往来的全部信函、数据表和文件（如：满意度调查表、客户服务报告、投保建议书、投保确认书等）；
为客户服务与第三方往来的全部信函、数据表和文件（如：询价/报价函、出单通知等）；
3、保单抄件。
以上档案应按客户编号（或按委托书编号）管理。
第六条：业务协议包括：
1、与保险供应商达成的合作协议；
2、与客户达成的协议；
3、与其他合作方达成的协议；
4、与总公司、其他分公司、业务团队达成的业务承诺书和协议。
以上协议按批准协议编号管理。
第七条：一笔业务必须包括以下单证：