保险经纪服务_第八章-客户档案保管与利用（12页）.ppt

第四节 客户档案的保管与利用
客户的档案保管与利用
目的档案销毁程序
1、档案销毁的原因
导致热为损毁的因素导致自然损毁的因素
一、客户档案保管
三、档案的销毁
二、档案室的利用
2、档案室的管理
一、客户档案保管
档案保管是档案业务工作的环节之一，中心任务是维护档案的完整与安全。其主要工作：一是防止档案的损坏；二是维护档案安全；三是延长档案寿命。
（一）档案毁坏的原因
（1）由于政治斗争及其他各种原因，对某些档案文件进行有计划、有意识的破坏。（2）由于档案工作人员以及接触档案的有关工作人员工作麻痹大意，或玩忽职守，或不遵守规章，缺乏档案管理工作知识等，导致管理或使用不善，造成了档案的丢失、损毁或档案管理系统的紊乱。（3）在档案的管理中，档案的管理和利用难以避免地加速档案的老化或磨损等。
（一）档案会坏的原因
（1）内因，就是档案本身。即文件的制成材料（如纸张、胶片、磁带、油墨等书写或印刷资料及其他附着材料等因素）的变化会直接影响档案的寿命。（2）外因，就是档案的所处的环境和保管档案的条件。如不适宜的温湿度、光线、灰尘、虫、水、火以及机械磨损等因素对档案的破坏。
（二）档案室的管理
（1）档案室和存放档案的密集柜、档案柜必须坚固，档案室的布置应方便档案调阅和管理。（2）档案库房要有防盗、防火、防尘、防虫、防潮、放光、方有害气体等设施。（3）档案管理人员应定期对档案存放的档案进行整理，保证档案室存放空间合理利用。档案至少保证5~10年的档案存放空间。（4）档案要存放整齐、有序，密集柜、档案柜上应有标识，便于查找。（5）作废或待作废的档案应有效的档案进行严格的隔离。（6）应按档案存放要求保持档案室的温度与湿度，档案管理人员应每日记录档案室的温度与湿度。（7）每月应定期清扫档案室和档案上趁机的灰尘，保持档案室和档案的清洁。（8)档案室内要注意防火，档案室应配备干粉灭火器。档案管理人员应定期检查档案室的电源、门窗，保证档案室的安全。