保险经纪服务_第八章-客户档案立卷与移交（14页）.ppt

第三节客户档案立卷与移交
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立卷原则
立卷步骤
客户档案的归档及电子档案的归档
立卷原则
1、遵循形成的规律和特点
3、区分不同来源
2、保持有机联系
4、便于保管利用
立卷的步骤
立卷的步骤包括以下几个环节：       
文件的收集和鉴定——文件的分类（区分年度——区分问题——确定保管期限）——组卷——卷内文件排序——卷内文件编页号——“填写卷内文件目录”——填写“备考表”——装订案卷——拟定案卷标题——案卷装盒——填写卷盒标题、案卷号及盒脊——案卷排列上架——编制案卷目录并装订成册。
个人客户档案的归档
个人客户档案以签订服务委托合同的时间先后顺序排列，同一客户在合同有效期内不同月份产生的非委托合同以外的其他客户档案，按文件产生的先后顺序附于该客户委托合同之后，作为一件个人客户档案进行归档。通过电话、传真、短信投保的个人客户，投保注册材料、保单、业务结算单等资料应当存入个人客户档案中；通过电子商务网站所形成的保险经纪服务委托协议，保单等个人客户档案不需要打印存档。
电子档案的归档
对于在工作中产生的电子客户档案实行“双规制”归档管理原则。电子文件同时存在于相应的纸质文件或其他相应载体形式的文件中，并将其一并归档，在归档同时要保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。具有永久保存价值的文本或是图形形式的电子文件，如没有纸质等复印件，则需制成纸质文件或微缩品等与电子文件一并归档，并需保证其在内容、格式、相关说明和描述上完全一致。在“无纸化”办公或处理系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常的改动。同时必须备份，储存在能够脱机的载体中，并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或微缩品保留。按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。电子文件应注意保存的环境以及电子文件的安全。