业务重要单证管理工作流程（20页）.doc

一、单证保管    1
二、单证领用    3
三、单证发放    6
四、单证作废    7
五、单证遗失    8
六、单证销毁    10
七、单证核销    14
八、单证月报    16
九、其他    17

一、单证保管
  
1、具体工作内容
（1）专人管理
公司在各级机构设置专职管理部门和管理岗位，负责本级及所辖机构业务重要单证相关管理工作。
计划财务总部、分公司以及各中支公司计财部设定单证管理员专职岗位，由财务人员担任；各支公司、营销服务部设定兼职业务重要单证管理员岗位，指定支公司、营销服务部第一负责人担任。                                            
（2）专库保管
各机构必须建立专人管理的保险单证库房。各类定额保单、非定额保单、批单、交强险保险标志及保险凭证等各类业务重要单证必须专柜存放、上锁。
（3）手工台帐登记
在单证领用、发放、回收和退回同时，在系统操作完毕后，必须办理入库手续，及时在《单证使用登记簿》单证使用登记页面上作好手工入库登记。

2、注意事项
（1）单证管理员因工作变动离开单证管理岗位，应及时办理单证移交手续，由本级财务负责人监督，清点单证实物与相关档案并对遗留未处理的事项进行确认，填写移交清单，与下一任单证管理员交接，三方签名确认。并在交接清单上签字。
交接工作特别要关注：
库存单证是否完整；
是否有长期未回收、未核销的单证；
所有遗失、作废单证证明材料是否齐全；
管理期间内是否有重大单证问题，有关报告材料是否完备。
特别强调，对于未回收、未核销、已核销但未归档的单证，需列明移交清单。中支单证管理员离职的，支公司、营销服务部应列明未核销的单证清单，由中支下任单证管理员与离职单证管理员所列的相应清单进行核对。支公司、营销服务部单证管理员离职的，也列明未回销单证清单交由中支单证管理员核对。
如有异常情况未查清前，不得办理离司手续。移交清单复印件上报分公司备案，以保证单证管理的连续性、安全性。财务负责人及新任单证管理员将作为责任人，对遗留未处理事项进行跟踪处理。

（2）手工台帐格式要求
①入库记录：
“入库记录”登记从上级机构领用的单证和退回上级机构的单证。从上级机构领用单证，按照要求逐项填写台帐项目，其中“领用单编号”一栏必须和实际的领用单一致；若是单证退回上级机构，则用红色签字笔或钢笔登记。
②出库记录：
“出库记录”登记下发下级机构的单证和下级机构退回的单证。下发下级机构的单证，按照要求逐项填写台帐项目，其中“领用单编号”一栏必须和实际的领用单一致；若是下级机构退回的单证，则用红色签字笔或钢笔登记。
③库存记录：
“库存记录”指的是登记机构的单证库存数，有条件的机构力争做到每次单证出入库都要盘点记录。同时为方便与系统、实物核对，建议机构定期进行库存记录的登记，必须做到全险种每月盘库一次。
④结余记录：
“结余记录”也是指登记机构的单证库存数，区别于“库存记录”的是，“结余记录”是每次单证出入库都需要登记的。