经纪公司客户书面档案管理实施细则（16页）.doc

第一条    客户书面档案指各部门在为客户提供服务过程中形成的全部书面文件资料。
第二条    各部门从与准客户建立业务联系时起，即应注意收集客户资料，在达到下述条件之一时，建立客户档案：
1、与客户签署书面委托文件（如保险经纪服务委托协议或授权委托书等）；
2、虽然尚未签署书面委托文件，但已成为立项客户或已为客户提供实质性的保险经纪服务（如风险查勘、评估、保险采购、索赔协助等专业技术服务）。
第三条    立卷要求
客户书面档案按客户建档，按类别分年度立卷。并根据立卷建立客户档案台帐。
1、客户书面档案类别
客户书面档案分为非寿险业务、寿险业务、再保险业务、咨询服务业务（指获得咨询费收入而非经纪人佣金的业务）、非寿险索赔、寿险保全六个类别；
2、各类别档案按年度分别立卷。
寿险长期险业务或主险为长期险附险为短期险的业务档案不按年度立卷，只按类别立卷。
第四条    内容要求
客户书面档案应完整反映业务进展的全过程。对有加盖双方公章的文件必须以原件保存。
第五条    组卷要求
1、案卷用纸
（1）不得使用背面有作废内容的纸张；
（2）文件纸张规格以A4为标准，超规格纸张应缩印为A4规格并将原件附后，小规格纸张应粘贴在A4规格的白纸上（小规格纸张不包括公司统一印制的电话记录用纸）；
（3）不适于长期保存的传真纸应复印存档。      
2、文件装订
多页文件统一在左上角装订，不得掉页或错订。
3、卷内文件排序
按照时间先后顺序由下至上排列，并在文件的左上角填写卷内文件序号。
4、案卷文件目录编制
目录分文件目录首页和文件目录，文件目录首页包括客户编号、客户名称、客服经理、立卷人、立卷时间、序号、日期、文件性质、文件内容、页数等项目；文件目录包括客户编号、序号、日期、文件性质、文件内容、页数等项目。
（文件目录表参见附件1）
客户编号：客户服务中心统一编号
（客户编号规则参见附件2）
客服经理：公司指定的客户服务团队的负责人
立 卷 人：立卷人员
立卷时间：本卷开始立卷时间
序    号：卷内文件的排列顺序号
日    期：文件收发日期
文件性质：分为文本、往来两类
（具体文件性质划分参见附件3）